Administrar as finanças da família requer diversas tarefas, e uma delas é o cuidado com os documentos. Embora a tecnologia tenha possibilitado o acesso fácil a muitos documentos online, ainda existem alguns papéis que devem ser guardados na versão impressa para facilitar o acesso de todos os membros da família quando necessário.
A seguir, listamos alguns documentos importantes que devem ser arquivados em casa:
Apólices de Seguro
É essencial manter as apólices de seguro impressas, pois elas contêm informações importantes sobre coberturas, valores e prazos de vigência. Em caso de sinistros ou necessidade de acionar o seguro, ter acesso rápido a esses documentos facilita o processo.
Certidão de Casamento e de Nascimento
As certidões de casamento e de nascimento são documentos fundamentais para comprovar vínculos familiares e direitos. Mantê-las em formato físico é recomendado para situações em que seja necessário apresentar essas informações, como em transações imobiliárias ou processos legais.
Contratos
Contratos importantes, como os de compra e venda de imóveis, veículos e empréstimos, devem ser guardados em sua forma física. Eles são fundamentais para comprovar acordos e direitos estabelecidos entre as partes envolvidas.
Declaração de Imposto de Renda
A declaração de Imposto de Renda é um documento relevante que deve ser mantido em versão impressa. A Receita Federal pode solicitar esclarecimentos mesmo após a entrega da declaração, por isso é importante ter fácil acesso aos documentos e comprovantes utilizados na elaboração da declaração. Esses documentos devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos.
Cartões de crédito
Embora a maioria das faturas e transações de cartão de crédito possa ser acessada online, é recomendado guardar os cartões físicos em caso de necessidade, como para contestar cobranças indevidas ou para fornecer informações em compras presenciais.
Talões de cheque
Mesmo com o avanço das transações digitais, alguns documentos físicos ainda são utilizados. Os talões de cheque são um exemplo disso. Caso você ainda utilize cheques para determinadas transações, é importante guardar os talões de cheque em um local seguro para controle e comprovação.
Além desses documentos específicos, é importante lembrar que os comprovantes das informações declaradas no Imposto de Renda devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos. A Receita Federal pode solicitar esses comprovantes a qualquer momento, mesmo após a entrega da declaração.
Guardar esses documentos em casa de maneira organizada e segura é fundamental para facilitar a organização financeira da família. Recomenda-se utilizar pastas ou envelopes etiquetados para cada tipo de documento, facilitando a localização quando necessário.
Lembramos que, cada vez mais, a digitalização de documentos tem se tornado uma prática comum e segura. Portanto, é válido considerar a opção de digitalizar documentos importantes e armazená-los em um local seguro na nuvem, além de manter cópias físicas quando necessário.
Ao cuidar dos documentos essenciais, você garante uma melhor organização financeira e a tranquilidade de ter acesso rápido e fácil a informações importantes quando necessário.
